教育行业时间管理_教育行业上班时间

“管理时间”的本质其实是“管理事务”，因为时间的流逝是不以人的意志为转移的，我们可以做的，是把这些事务恰当地、有组织地填充在各个时间段里。

　　有这样一个日常安排：目前23-0点睡觉，早晨7-8点起床，上班路上来回2个小时，上班时间是9-18点（但通常要到19点左右才能下班），回到家吃完晚饭去跑步，回来大概就9点多了（2天一跑）。

　　例如，有这些目标：提高自己的编程能力，练字，学英语，补数学，健身……

　　那么，该如何利用空闲的时间，安排一个合理的学习计划，去学习更多的东西呢？

　　方法不能缺乏理论支持，但理论也要形成可以实际操作的方法。流水线的生产方式为什么成功？就因为它构成了一个完整可操作的工作流程，作为工人，你不需要动脑子，按照固定流程做下去就是了。

　　时间管理也是一样，这些年出现了很多方法理论，毫无疑问它们都有可取之处，要是认真学习它们，肯定对大家有所帮助，但构成了完整的操作程序的时间管理方法，还很少。

　　很少不等于没有。GTD方法就是时间管理发展以来，操作流程最完善的一种。就像它的名字（Get Things Done）一样，这是一个非常傻瓜的方法，可以手把手教你入门时间管理，有效管理时间。

　　下面，我就来结合自己读书和工作期间的经验，讲讲GTD的具体操作方法。

要让你管理事务，而不是让事务管理你

　　我们知道，“管理时间”的本质其实是“管理事务”，因为时间的流逝是不以人的意志为转移的，我们可以做的，是把这些事务恰当地、有组织地填充在各个时间段里。而GTD方法呢，就把一切事物管理划分为五个步骤：收集、整理、组织、回顾、执行。

　　首先，我们讲收集（Collecting）。

　　收集，顾名思义，很简单，就是把需要完成和打算完成的任务收集起来。其实我们每个人都有类似的收集任务的经验，比如我本科时的室友中，有一个曾经有过专门的记事本，除了记录当天完成的事务之外，还记录明天要做的事情，另外一个，把便签贴在书桌上，一抬头就能看见当天要做的事情。

　　这些都是很好的方法，但往往是不自觉的。这是什么意思呢？具体来说，他们的收集，只是偶尔的，还没有形成习惯；只是被动去记录DDL，而不是主动去做规划，这样只是事务管理着你，而不是你管理事务。

　　实际上“收集”这一环最重要的是，每天都要主动记录自己想要完成的内容，而不能仅仅去记录“今天要交XX”。打个比方，就说文章开头的情况，如果想要“提高自己的编程能力”，那么，你就要把这个任务具体化（今天要看《Python入门》的第五章），收集在记录工具（可以是笔记本，可以是便签，可以是iphone备忘录）中。

　　这类记录工具，有专门的名字：inbox。关于inbox，有两点需要注意。第一，要养成随时记录的习惯，例如，我在中学时没有手机，就随身带一支笔和几张便签，想起什么记什么，即使是在操场慢跑，在公交车上，也可以写。第二，要控制inbox的数量，控制在5个之内，最好2-3个就可以。因为现代人可以收集记录的工具很多，可以用日记，可以用手机，可以用笔记本电脑，而手机电脑里又可以用不同的APP。这些记录工具越多，记录起来越杂乱，越不好整理。我之前不太会用GTD的时候，就用好几个不同的本子记录工作学习计划，结果最后发现这些本子比课本还多，一下就没兴趣翻下去了。

　　可以利用一些简单的软件进行时间管理，例如这张图片中的chandler，你可以通过“创造便条”的方式将事务加入到你的计划中，看起来会很清晰，较为重要的工作，你可以用星标加强，至于时间，可以设置闹钟。

　　第二步是整理（Processing），第三步是组织（Organizing）。这两步实际上都是对第一步中收集而来的任务做整理，我们放在一起讲解。

　　正如上面所写的那样，“收集”有一定的随机性：你随时随地都可能需要把重要的事项补充到你的inbox里面。所以这些任务、事项是随机排列的，你需要合适地整理组织它们，让它们容易完成。

　　首先要整理这些任务的优先级和操作的可能性。难以操作的任务，要么推迟它，要么修改它。而优先级的判断标准有这么几个：重要的任务优先完成、紧急的任务优先完成，还有一条很多人想不到：简单的任务也可以优先完成。

　　有一条有些奇怪非常有效的原则：“两分钟原则”。任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去做，不要推迟它。为什么？因为学者们指出：两分钟是一个重要的界限，如果你正式地推迟一个任务，在这过程中你就会浪费至少2分钟的时间。例如你在做高数题，做到最后一道很简单的题目，但你不想做了，把它推到明天去做，但明天再做的时候，你会发现你失去了做这类题目的感觉，一些知识点还要回头去复习，这又会耽误你好些时间。

　　所以，记住：尽量把简单的工作快速完成。

　　整理了事务的先后顺序，OK，开始组织它们，怎么组织？有很多种方式。例如，你可以把这些任务按照工作地点划分：办公室，室外，宿舍等等。然后，自然啦，办公室的任务放在一块儿完成，室外也一样。

　　你也可以按照工作工具划分：发邮件、跑SPSS数据，要用电脑，好，一起完成，这样就不用为了发封邮件专门开机了；借书、打印材料，可以去图书馆完成，那就打包在一起。

　　再有：按需要时间组织任务。举个例子，如果你像文章开头这个问题一样，想要学英语，但今天DDL很多，没大块时间拿出来，背英语单词，那怎么办？

　　问题很好解决：背单词不像做实验，不需要整块的时间，你可以利用在实验室到食堂来回的时间，你可以在食堂排队的时候看单词书……

　　这是较为流行的中文软件“成功GTD时间管理”，目前已经到了8.0.9版，可以从截图中清楚看到GTD管理的几个组织维度（例如轻重缓急、需要工作环境之类）。也可以参考他们的计划表格，设计自己的管理规划。

　　第四环节，是回顾（review）与检讨（checking），这也是很重要的。简单地说，就是每天固定时间检查组织后的日程表，并且跟踪这些任务的完成情况以及后续发展。

　　任务的后续发展是很多人容易忘掉的，结果就是没有充分利用你的计划书。实际上，你今天的计划书，可以成为明天计划的参考。

　　时间管理大师David Allen提出了下一步行动（Next actions）的概念。也就是说，对于每个需要关注的事务，都可以定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如，如果你今天要“写项目报告”，那么明天下一步行动可能会是“做个PPT，开个简短会议，在会议中展示自己的报告”——就可以事先做好准备了。

　　最后的环节是执行（DO）。这一环节就不需要展开描述了，已经收集了事务做好了计划，整理组织了任务，执行还会困难吗？不过David Allen提出，在GTD的管理流程中，这一环节还是有一些必要的注意点：

　　（1）、在计划确定后，如无必要，就要严格按照一个接一个的顺序完成列表上的事情。这非常重要，可以有效医治拖延症。

　　（2）、至少每星期清空一次inbox，不要让inbox的任务越堆越多。

　　这就是小白也能用的时间管理法，手把手教你入门时间管理。把所有时间管理都划分成5部分，按部就班地做下去，就可以高效利用时间，各位学会了吗？

　　——连载自即将出版的《学习力改变命运》（暂名），红家长版权所有